Havayolu İkram Planlaması: Üretim, Operasyon ve Galley Planlaması

1. Havacılıkta Her Şeyi Planlama Belirler

Havacılıkta en önemli şey planlamadır. İlginçtir ki bir uçak, üretim hangarında daha montajı tamamlanmadan hangi havayolu ve hangi kabin konfigürasyonu için üretileceği teknik olarak planlanmış olur. Birçok havayolunun rötar sebepleri ve zamanında kalkış başarısı, ne kadar iyi planlama yapabildiğiyle doğru orantılıdır.

CATCAL — Catering Calculations tam da burada doğdu. Böyle bir uygulamaya duyulan ihtiyacın çıkış noktası tek bir gereksinimdi: kusursuz bir havayolu ikram planlaması ve hesaplaması yapabilmek için gerekli altyapıyı kurmak.

Havayolu ikram planlaması, ikram edilecek yiyecek, içecek ve servis malzemelerinin satın alınmasından, her ürünün uçakta yerleşeceği galley pozisyonuna kadar olan süreci kapsar. Bu planlar ne kadar doğru olursa işler o kadar kolaylaşır, verimlilik artar ve zamanında teslimat performansı yükselir.

Teknik olarak her şey bir örümcek ağı gibi birbirine bağlıdır. Satın alma üretim planlamasına, operasyon üretim planlamasına, galley planlaması ise hepsine bağlıdır.

2. Satın Alma Planlaması

Satın alma planlaması, satın alınacak ürünlerden ne kadar ihtiyaç olduğunu ve hangi sürelerle, hangi miktarlarda partiler halinde gelmesi gerektiğini belirler. Bu planlamanın ana girdisi üretim planlamasıdır — ki üretim planlaması tek başına ayrı bir uzmanlık alanıdır.

3. Üretim Planlaması: Operasyonun Beyni

Üretim planlaması günlük üretim planlarını kapsar ve bir havayolu ikram firmasının beyni rolündedir. Görevi binlerce parametreyi tek bir yerde toplamak ve kusursuz şekilde hesaplamaktır:

• Gün içinde müşteriden gelen talepler
• Yolcu sayıları
• Uçak tipleri ve koltuk konfigürasyonları
• Menü içerikleri, menü döngüleri ve rotasyon değişimleri
• Özel yemekler (SPML) ve ön seçimli yemekler
• Ücretli satış (buy-on-board) ürünleri

CATCAL isminin çıkış yeri budur: CATering CALculations kelimelerinin baş harfleri.

İşin en zor yanı, bu parametrelerin sürekli değişmesidir. Bir yolcu web üzerinden bilet satın alırken veya değiştirirken, bir diğeri seçtiği yemek hakkında fikrini değiştirebilir. Bu durum planlama hesaplamalarının sürekli dinamik kalmasını zorunlu kılar.

Birçok firma bu zorlukları aşmak için eski ve basit yöntemleri seçer: müşteri portallarından akan veriler SAP veya Microsoft Dynamics NAV (Navision) gibi güvenilirliği kanıtlanmış sistemlere aktarılır ve orada işlenir. Tüm hesaplamaların ardından üretim planlama departmanı Satın Alma, Mutfaklar, Hazırlık ve Operasyon birimlerine — her birimin ihtiyaç duyduğu zaman aralığına göre — üretim planları ve ileriye dönük tahmin planları hazırlar.

Gün içinde farklı güncellemeler (issue'lar) yayımlanır ve her birime farklı yöntemlerle iletilir. Burada en çok kullanılan yöntem hâlâ basılı planların fiziksel dağıtımıdır. CATCAL bu süreci canlı ve dijital hale getirmeyi hedefler.

Bilinen operasyonel riskler göz önüne alınarak yönetim kararıyla bu üretim rakamlarının üzerine buffer adı verilen planlı bir fazla üretim miktarı da eklenebilir.

Finans birimleri için üretim planları bir pusula görevi görür. Üretim planlaması operasyon beyninin sağ lobuysa, sol lobu da operasyon planlamasıdır.

4. Ağırlıklı Catering Ortalaması

Üretim planlaması üzerine kurulan en özgün finansal performans ölçümlerinden biri ağırlıklı catering ortalamasıdır.

Havayollarının ikram mutfaklarıyla yaptığı anlaşmalar birbirinden farklıdır. Piyasada bilinen ve kabul görmüş birkaç yönetim modeli olsa da — cost-in, cost-plus ve closed-book gibi — gerçekte her anlaşma kendi şartlarıyla yönetilir. Bazı ikram mutfakları müşterilerine yalnızca teslim notu (delivery note) üzerinden credit verirken, bazıları havayolu adına çok büyük hacimli finansal akışları yönetiyor olabilir.

Ağırlıklı catering ortalaması, o hesap dönemine ait kaç yolcu yemeğinin kaça mal edildiğini gösteren bir hesaplamadır. Hesaplama yöntemi her havayolu için farklılık gösterebilir. Değişmeyen tek şey şudur: bu hesabın doğru yapılabilmesi için planlama sistemine tam güven gerekir.

5. Operasyon Planlaması

Üretim planlaması neyin, ne kadar ve hangi uçuş için üretileceğini planladı. Peki bu üretimi gerçekleştirecek operasyon nasıl planlanmalı?

Birçok havayolu mutfağının başarısızlığı tam da burada başlıyor: bu işler hâlâ tamamen manuel ve yalnızca tecrübeye dayalı olarak yönetiliyor. İyi bir verimlilik, finansal ve operasyonel başarı için tüm operasyonun üretim planına bağlı yürütülmesi zorunludur.

Ne kadar para kazanacağınızı üretim planı söyler. Ne kadar maliyet yapacağınızı ise operasyon planı belirler.

Günümüz teknolojisi ve yapay zekânın sunduğu imkânlarla bunları planlamak ve takip etmek çok daha kolay. CATCAL'ın her mutfak için özel olarak uyarlanmasının ve hazır paket programların verimliliğini sorgulamamızın sebebi tam olarak budur: her ikram mutfağı, her lokasyon, hatta iş gücünün yapısı bile bu değerleri tamamen değiştirebilir. Bina temizlikçisi sayısından mutfakta kaç şef olması gerektiğine ve saat kaçta çalışacaklarına kadar operasyon planı çok geniş ve parmak izi kadar o mutfağa özel bir konudur.

Operasyon planlarının büyük bir kısmını uçuş teslimatlarına göre yapılacak planlar oluşturur: o gün operasyon için kaç şoför ve kaç high-loader var, teslimat saat kaçta, ne kadar sürer ve bir sonraki uçuşa kim atanmalı. Bunların tamamen dijital olarak planlanması ve takip edilmesi gerekir; aksi halde insan hataları ve haksız görev dağılımı gibi personel performansını düşüren sorunlar ortaya çıkar. CATCAL tam olarak bu sorunlar için, o üniteye özel bir çözümü yönetimin belirlediği marka standartlarına uyarlayacak şekilde geliştirildi.

6. Galley Planlaması

Galley planlaması genellikle havayollarının Inflight Onboard Service (OBS) ekibinin görevidir. Bu ekip hem uçak içinde servis edilecek ikramın içeriğini hem de kendi uçaklarının galley yükleme planlarını belirler. Bunun için piyasada saygın havayolu ikram galley planlama uygulamaları mevcuttur — Paxia'nın galley planlama çözümü ve IFCS Galley XAI gibi.

CATCAL Galley Designer ise havayollarından çok uçak mutfakları için tasarlandı. Bazı ikram firmaları büyük havayolu hub'larını yönetir ve havayolları galley planlaması görevini de bu firmalara devretmiştir.

Galley planlaması, internetten satın aldığınız bir ürünün mahallenizdeki binlerce kapı yerine tam olarak sizin kapınıza kusursuz şekilde teslim edilmesi gibidir. Bunu mümkün kılmanın tek yolu vardır: kusursuz adresleme, etiketleme, doğru yönlendirilmiş bir teslimat ekibi ve teslimatın teyidi. Ancak paket teslimatından farklı olarak havacılıkta başarı ile başarısızlık arasındaki ince çizgiyi zamanlama belirler.

Buna ek olarak galley planlamasında göz önünde bulundurulması zorunlu birçok parametre vardır:

• Planlanan ürünlerin birbiriyle ilişkisi
• Her ürünün uçağın hangi galley'inde olması gerektiği
• Hangi servis türüne ait olduğu
• Ağırlık ve yükleme yüksekliği
• Hangi ekipmanın kullanılacağı
• Fire (waste) yönetimi
• İş güvenliği
• Uçağın balansı
• Her galley pozisyonunun maksimum taşıma kapasitesi
• Yakıt verimliliği için hafiflik yönetimi

7. Galley Planlamasında Sık Yapılan Hatalar

1. Güvenli container ağırlıklarını göz ardı etmek

Bir galley'deki standart ölçülü bir container'ın belirli bir güvenli ağırlık aralığında olması gerekir. Aksi halde yükleme sırasında yükleme personeli veya servis sırasında kabin ekibi sakatlanabilir.

2. Çift koridorlu uçaklarda dengesiz yemek dağılımı

Çift koridorlu bir uçakta yemek sayısının iki trolley'e eşit bölünmesi hem ekibin servisini kolaylaştırır hem de yolcuların daha hızlı servis almasını sağlar. Dengesiz dağılım tüm servisi yavaşlatır.

3. Sıvıları elektrik panellerinin üzerine planlamak

Galley'lerde elektrik panelleri bulunur. Sıvıların bu panellerin üzerine planlanması uçuş güvenliği açısından risktir — asla atlanmaması gereken küçük bir detay.

4. Uçaktan uzakta yapılan planlar

Tecrübe farklılıkları bu konudaki en büyük handikaptır. Bir havayolu genel merkezinde masa başında, hazır yükleme planı uygulamalarıyla yapılan bir plan gerçek uçağa uyum göstermeyebilir.

5. Ekiplerin planı uçakta "düzeltmesi"

Yükleme ekipleri kendi tecrübelerine göre uçakta yer değişikliği yaptığında anlık sorun çözülebilir — ama zamanla ciddi bir standardizasyon sorunu oluşur. Plan ile gerçek yavaş yavaş birbirinden uzaklaşır.

Bu sorunları çözmek CATCAL'ın temel amaçlarından biridir. CATCAL, yalnızca havayolları için değil, ikram firmalarının gerçek operasyonları için geliştirilmiş yeni nesil bir uçak ikram yönetim sistemidir.

8. Planlamada Sık Yapılan Hatalar

1. Yolcu sayılarını sabit düşünmek

Günümüzde her şey cep telefonları ve bulut sistemler üzerinden yürüyor. Yolcular biletlerini kendileri online satın alıyor ve uçakta ne yiyeceklerine kendileri karar veriyor. Sabit, standart miktarlarda issue yayımlamak hesaplamaların doğru olmasının önüne geçiyor. Birçok havayolu sistem saat kilidini kaldırdığı için canlı planlama günümüz koşullarında zorunlu hale geldi.

2. Fazla tüketim hataları

Tüm birimler iç planlarını üretim planına göre yapar. Bir departmanın fazla tüketimi veya gereksiz firesi, diğer birimleri ve finansı zor durumda bırakabilir.

3. Eksik fire (waste) takibi

Planlama ne kadar kusursuz olursa olsun, havacılık adı üzerinde hava ile ilgilidir. Her an her şeyin olabileceği bu sektörde rötarlar ve plansız değişiklikler kaçınılmazdır. Kullanılmayan veya fazla üretimden kalan ürünlerin kayda geçmeden doğrudan imha edilmesi sistemin en büyük sorunlarından biridir. Dönem sonu hesaplamalarının birbirini tutması için fire edilen tüm ürünlerin bir kayıt sisteminde tutulması gerekir.

4. Manuel müdahaleler

CATCAL — ve her sistem — yalnızca altyapıyı sunar. Onu beslemek, işletmek ve sisteme dürüst olmak tamamen kullanıcıların sorumluluğudur. Operasyonda yeni ihtiyaçlar ortaya çıktığında sistem geliştirme ekibine geri bildirim vermek yerine kişisel tecrübeyle manuel müdahale etmek, ileride sistemde çok ciddi aksaklıklar yaratır.

9. Sık Sorulan Sorular

Havayolu ikram planlaması nedir?

Havayolu ikram planlaması; yiyecek, içecek ve servis malzemelerinin satın alınmasından her ürünün uçakta yerleşeceği galley pozisyonuna kadar olan süreci kapsar. Satın alma, üretim, operasyon ve galley planlamasını içerir.

Uçak mutfağında üretim planlaması ne yapar?

Üretim planlaması yolcu sayılarını, uçak konfigürasyonlarını, menüleri, menü döngülerini, özel yemekleri ve ücretli satış ürünlerini birleştirerek satın alma, mutfaklar, hazırlık ve operasyon için günlük üretim planları ve tahminler hazırlar.

Ağırlıklı catering ortalaması nedir?

Bir hesap döneminde kaç yolcu yemeğinin kaça mal edildiğini gösteren finansal bir ölçümdür. Hesaplama havayolu anlaşmasına göre değişir, ancak her zaman güvenilir bir planlama sistemine dayanır.

Galley planlamasından kim sorumludur?

Genellikle havayolunun Inflight Onboard Service (OBS) ekibi. Bazı büyük hub'larda havayolları galley planlamasını ikram firmalarına devreder.

İkram üretiminde buffer nedir?

Buffer, bilinen operasyonel risklere karşı yönetim kararıyla hesaplanan rakamların üzerine eklenen planlı fazla üretim miktarıdır.

Havayolu ikram planlamasında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Yolcu sayılarını sabit düşünmek, departmanlar arası fazla tüketim, eksik fire takibi ve planlama sistemini atlayan manuel müdahaleler.

Sonuç

Satın alma, üretim, operasyon ve galley planlaması ayrı işler değil, birbirine bağlı tek bir ağdır. Herhangi bir halka zayıf olduğunda tüm operasyon bunu hisseder: maliyette, firede ve sonunda uçağın kapısında.

Doğru planlayın, gerisi kolaylaşır.